Nebenkostenabrechnung

Pi mal Daumen gilt nicht: Beim Abrechnen der Nebenkosten müssen Vermieter gleich mehrere Kriterien erfüllen. Wer sie missachtet, kann oft nicht alle Kostenpunkte einfordern.

So rechnen Vermieter richtig ab.

Damit sie die Nebenkosten sicher abrechnen können, müssen Vermieter Einiges beachten:

 

Voraussetzung zum Abrechnen der Nebenkosten: Mietvertrag

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Im Mietvertrag müssen Vermieter nachvollziehbar festhalten, welche Nebenkosten sie dem Mieter in Rechnung stellen werden. Dazu müssen sie aber nicht sämtliche umlagefähigen Nebenkosten einzeln aufzählen, es reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ um die gängigen Nebenkosten zusammenzufassen. Da dieser Begriff gesetzlich definiert ist und seit langem allgemein üblich ist, bedarf er keiner weiteren Erläuterungen (BGH VIII ZR 137/15).

 

Verteiler- oder Umlageschlüssel festlegen

In den Mietvertrag sollten Vermieter hineinschreiben, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Steht das nicht im Vertrag, müssen die kalten Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a, Abs. 1 BGB).
Die warmen Neben- und Heizkosten müssen nach Gesetz zum Großteil verbrauchsabhängig berechnet werden. Grundsätzlich müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Tun sie das nicht, darf der Mieter 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abzuziehen (BGH VIII TR 67/03). Bei älteren oder schlecht gedämmten Wohnungen kann eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig werden, so dass 70 Prozent die Regel sind. Der übrige Anteil der warmen Nebenkosten ist nach Wohnfläche zu berechnen (§ 7 HeizkostenV).

Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:

  • nach Verbrauch
  • nach Anzahl der Personen
  • nach Wohneinheit
  • nach Anteil der Wohnfläche

 

Fristen einhalten

Bevor Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie sich natürlich auch noch an bestimmten Fristen halten:

Abrechnungszeitraum

Die Nebenkosten müssen grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden und einen Zeitraum von zwölf Monaten umfassen (§ 556, Abs. 3 BGB).
Der Zeitraum kann sich nach dem Kalenderjahr richten, ist aber nicht zwingend. Oft ist zum Beispiel die Abrechnung nach Heizperiode einfacher.

Frist der Nebenkostenabrechnung

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB). Zum Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2015 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2016 zugegangen sein. Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen stellen.

Dabei gilt die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Der Bundesgerichtshof urteilte, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskosten innerhalb der Jahresfrist mit seinem Mieter abrechnen muss – auch wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung des Hauses och nicht vorliegt (BGH, VIII ZR 249/15).

Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er keine Schuld an der Verspätung trägt. Zum Beispiel, wenn die Post getrödelt hat (BGH VIII ZR 107/08).

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